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Das Finanzamt in Deutschland erkennt grundsätzlich verschiedene Arten von Kassenbüchern an, solange sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es gibt jedoch bestimmte Vorschriften, die ein Kassenbuch erfüllen muss, um als ordnungsgemäß anerkannt zu werden.
Hier sind einige wichtige Kriterien:
Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen in Deutschland müssen alle Bareinnahmen und Barausgaben einzeln und zeitnah aufgezeichnet werden. Sammelbuchungen oder Pauschalierungen sind nicht zulässig. Jeder Geschäftsvorfall muss separat im Kassenbuch erfasst werden.
Das Kassenbuch muss alle relevanten Informationen enthalten, einschließlich des Datums, der Art der Einnahmen oder Ausgaben, des Betrags und gegebenenfalls der Kunden- oder Lieferantenangaben. Die Angaben müssen klar und nachvollziehbar sein.
Eintragungen im Kassenbuch dürfen nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden. Wenn ein Fehler gemacht wurde, sollte er durch eine eindeutige Korrektur gekennzeichnet werden, ohne die ursprünglichen Angaben zu manipulieren.
Jeder Eintrag im Kassenbuch sollte eine eindeutige fortlaufende Nummer haben. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit und dient als Referenz für spätere Überprüfungen. Auch ist so eine Stornierungskette nachvollziehbar.
Das Kassenbuch bzw. die Aufzeichnungen müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist in Deutschland zehn Jahre. Es ist wichtig, das Kassenbuch sicher und zugänglich aufzubewahren, um bei Bedarf darauf zugreifen zu können. Das Provendis Kassenbuch legt hierzu bei jedem Programmstart automatisch ein Backup der Datenbank an. Zusätzlich sollte der Datenpfad der Software auf einen externen Datenträger gespeichert werden.
Es ist anzumerken, dass die technischen Anforderungen an elektronische Kassenbücher mit der Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Deutschland im Jahr 2020 verschärft wurden. Dies betrifft insbesondere elektronische Registrierkassen und Kassensysteme. Bei der Verwendung von elektronischen Kassenbüchern oder Kassensoftware ist es wichtig sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen und über die erforderlichen Sicherheitsmerkmale verfügen. Da es sich beim Provendis Kassenbuch nicht um ein beleggenerierendes System handelt, sind keine weiteren Sicherheitsmerkmale, wie z.B. bei der Provendis Gastrokasse mit TSE, notwendig.
Es wird empfohlen, sich bei steuerlichen Fragen und spezifischen Anforderungen an ein Kassenbuch von einem Steuerberater oder einem Fachexperten für Buchhaltung beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass das Kassenbuch den gesetzlichen Vorgaben entspricht.