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Ein Kassenbuch zu führen ist eine grundlegende Aufgabe für viele Unternehmen und Selbstständige, da es eine Übersicht über alle Bargeldbewegungen bietet. Dabei werden sowohl Einnahmen als auch Ausgaben systematisch erfasst. Ob man dies auf die traditionelle Weise mit Papier und Stift (Stichwort: offene Ladenkasse) oder mithilfe einer Software, z.B. dem Provendis Kassenbuch, erledigt, hängt von den persönlichen Vorlieben, dem Geschäftsmodell und den technischen Möglichkeiten ab. Beide Ansätze haben ihre Besonderheiten und Anforderungen, wobei digitale Lösungen zunehmend an Bedeutung gewinnen.
Ein Kassenbuch führen heisst 2 grundlegende Entscheidungen zu treffen:
In der Papierform benötigt man ein gebundenes Kassenbuch, das für diesen Zweck konzipiert ist. Solche Bücher gibt es in verschiedenen Größen, meist mit vorgefertigten Spalten für Datum, Belegnummer, Beschreibung des Vorgangs, Einnahmen, Ausgaben und den aktuellen Kassenstand. Dieser „Kassenstand“ ist wichtig, da eine Kasse jederzeit sturzfähig sein muss.
Der große Vorteil hierbei ist die Einfachheit. Man schlägt das Buch auf, trägt die Transaktion ein, und fertig. Doch genau diese Einfachheit kann auch zum Nachteil werden, insbesondere bei einem höheren Transaktionsvolumen. Einträge müssen sorgfältig und leserlich vorgenommen werden. Ein Fehler, wie ein Zahlendreher oder eine vergessene Buchung, kann später erhebliche Schwierigkeiten verursachen. Außerdem kann das Kassenbuch bei Verlust oder Beschädigung nur schwer ersetzt werden.
Im Vergleich dazu bietet die Nutzung einer Software viele moderne Vorteile. Schon bei der Einrichtung unterstützt das Programm mit klaren Anweisungen. Man legt zunächst die grundlegenden Daten fest, wie den Anfangsbestand der Kasse, und kann direkt mit der Eingabe von Einnahmen und Ausgaben beginnen. Die Software erstellt automatisch eine klare Übersicht, berechnet Summen und überprüft, ob die Eingaben vollständig sind. Dies spart Zeit und sorgt für Genauigkeit.
Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Belege digital zu verknüpfen, indem sie gescannt und direkt an den entsprechenden Eintrag angehängt werden. Dies reduziert den Aufwand, Belege physisch zu archivieren und bei Bedarf lange danach suchen zu müssen.
Ein wichtiger Aspekt beim Führen eines Kassenbuchs ist die Chronologie. In der Papierform bedeutet das, dass man jede Transaktion direkt nach ihrem Eintreten einträgt. Dabei sollte immer darauf geachtet werden, das Datum exakt anzugeben und die Transaktion so genau wie möglich zu beschreiben. Zum Beispiel könnte man schreiben: „Barverkauf, Rechnung Nr. 1234, Einnahme von 50,00 EUR.“ Das hilft später, die Einträge einfacher nachzuvollziehen. Mit einer Software funktioniert dies ähnlich, jedoch mit dem Vorteil, dass das Datum automatisch eingefügt werden kann. Hier reicht oft die Auswahl einer Kategorie oder das Eingeben einer kurzen Beschreibung, um die Transaktion zu dokumentieren. Aber es kann meist auch gleich das richtige Konto ausgewählt werden, was die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung enorm erleichtert, da die Belege nicht erneut „angefasst“ werden müssen.
Ein wesentlicher Unterschied zeigt sich bei der Korrektur von Fehlern. Bei einem handschriftlichen Kassenbuch dürfen Einträge nicht einfach mit Tipp-Ex überarbeitet oder gelöscht werden. Stattdessen streicht man den Fehler durch und schreibt die Korrektur daneben. Dies kann das Kassenbuch unübersichtlich machen, vor allem bei häufigen Fehlern. Digitale Lösungen haben hier einen klaren Vorteil. Zwar dürfen Daten aus rechtlichen Gründen nicht gelöscht werden, jedoch ermöglichen Programme meist eine Storno – Funktion, mit der Änderungen nachvollziehbar und sauber durchgeführt werden können. Hierzu wird meist eine Gegenbuchung erzeugt, so dass sich rechnerisch eine Nullsumme ergibt. Jede Änderung wird dokumentiert und bleibt rückverfolgbar, was den gesetzlichen Anforderungen der GODB entspricht.
Die Nachvollziehbarkeit ist ein weiteres entscheidendes Thema. In einem handschriftlichen Kassenbuch kann es zeitaufwendig sein, bestimmte Einträge zu suchen, besonders wenn das Buch über mehrere Monate oder Jahre geführt wird. Man blättert Seite für Seite durch und sucht die relevante Information.
Falls Sie sich also für Papier und Stift entschieden haben, an dieser Stelle der Tipp: führen Sie das Kassenbuch monatsweise und legen Sie mindestens pro Monat eine neue Seite an.
Bei Softwarelösungen gibt es Such- und Filterfunktionen, mit denen sich bestimmte Einträge in Sekundenschnelle finden lassen. Möchte man beispielsweise alle Einnahmen einer bestimmten Kategorie oder aus einem bestimmten Zeitraum sehen, genügt oft ein Mausklick.
Auch die Sicherheit spielt eine große Rolle. Als Selbständiger sind Sie für Ihre Daten selbst verantwortlich. Ein handschriftliches Kassenbuch kann bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung unwiederbringlich verloren gehen. Es gibt keine Möglichkeit, die Daten wiederherzustellen. Softwarelösungen bieten hier moderne Sicherheitsmechanismen wie Datenverschlüsselung und automatische Backups. Die Daten sind geschützt und können auch bei einem technischen Defekt wiederhergestellt werden, wenn die Backups auf einen anderen Datenträger (z.B. einen USB-Stick) kopiert wurden. Auch eine Sicherung in die Cloud wäre sinnvoll.
Ein oft unterschätzter Vorteil der digitalen Kassenbuchführung ist die Möglichkeit, Daten auszuwerten. Während man bei der Papierform mit Taschenrechner und Notizen arbeitet, um etwa den Monatsumsatz zu berechnen, erstellen Programme automatisch Berichte und Diagramme. Diese können nicht nur den Kassenbestand zeigen, sondern auch Einnahmen und Ausgaben in Kategorien aufteilen, Trends sichtbar machen und so wertvolle Informationen für die Unternehmensplanung liefern.
Für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern (Datev-Export) oder Behörden ist die digitale Variante ebenfalls komfortabler. Während man bei der Papierform Kopien anfertigen oder das Buch aus der Hand geben muss, können digitale Daten einfach per E-Mail versandt oder über sichere Plattformen geteilt werden. Das spart Zeit und minimiert das Risiko, dass wichtige Unterlagen verloren gehen.
Letztendlich hängt die Wahl der Methode von verschiedenen Faktoren ab. Ein kleines Geschäft mit wenigen täglichen Transaktionen kann gut mit der Papierform auskommen, besonders wenn keine technischen Geräte vorhanden sind. Für größere Unternehmen, die zahlreiche Bargeldbewegungen haben, bietet sich jedoch die digitale Kassenbuchführung an, da sie effizienter und sicherer ist.
Die Einführung eines digitalen Kassenbuchs erfordert anfangs etwas mehr Aufwand. Es muss ein passendes Programm ausgewählt und eingerichtet werden, und alle Beteiligten müssen sich mit der Bedienung vertraut machen. Doch dieser Aufwand zahlt sich langfristig aus, da die Vorteile in der täglichen Arbeit deutlich spürbar werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl die handschriftliche als auch die digitale Führung eines Kassenbuchs ihre Daseinsberechtigung haben. Die digitale Variante bietet jedoch durch ihre Zeitersparnis, Sicherheit und Analysefunktionen klare Vorteile, die sie besonders für Unternehmen im digitalen Zeitalter zur bevorzugten Wahl machen. Wer sich unsicher ist, welche Methode die richtige für ihn ist, kann mit einem einfachen Programm beginnen, das keine umfangreiche Einarbeitung erfordert, und so schrittweise die Vorteile der digitalen Kassenbuchführung kennenlernen.