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Die Frage, wie ein Kassenbuch geführt werden muss, läßt sich recht einfach beantworten. Gemäß dem deutschen Steuerrecht müssen Kassenbücher folgende Anforderungen erfüllen, um ordnungsgemäß zu sein. Beachten Sie folgende Richtlinien, wie ein Kassenbuch geführt werden sollte:
Jede einzelne Bareinnahme und Barausgabe muss im Kassenbuch aufgezeichnet werden. Es dürfen keine Sammelbuchungen oder Pauschalierungen vorgenommen werden. Je nach gewünschter Art der Buchführung, muss auch nach Steuersätzen unterschieden werden. Jeder Geschäftsvorfall muss separat erfasst werden, inklusive Datum, Art der Transaktion, Betrag und gegebenenfalls Kunden- oder Lieferantenangaben.
Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden, ohne Auslassungen oder Lücken. Es dürfen keine Bargeldtransaktionen unbemerkt bleiben oder außerhalb des Kassenbuchs erfolgen.
Die Eintragungen im Kassenbuch müssen korrekt und nachvollziehbar sein. Es sollten keine unzutreffenden Informationen oder falschen Beträge eingetragen werden.
Jeder Eintrag im Kassenbuch sollte eine eindeutige und fortlaufende Nummer haben. Die fortlaufende Nummerierung erleichtert die Nachvollziehbarkeit und ermöglicht eine einfache Referenzierung, auch z.B. bei einer sogenannten Gegenbuchung, als dem Storno einer Buchung.
Eintragungen im Kassenbuch dürfen nicht nachträglich geändert, gelöscht oder unkenntlich gemacht werden. Sollte ein Fehler gemacht werden, sollte dieser durch eine eindeutige Korrektur gekennzeichnet werden, ohne die ursprünglichen Angaben zu manipulieren.
Das Kassenbuch muss im direkten Anschluss an eine Bartransaktion geführt werden. Am Ende eines jeden Tages sollte ein Tagesabschluss erfolgen, bei dem die Gesamtbeträge der Einnahmen und Ausgaben festgehalten werden. Bei bedarf kann ein Zählprotokoll, wie z.B. im Provendis Kassenbuch enthalten, hilfreich sein.
Das Kassenbuch und alle relevanten Unterlagen (wie Belege, Abrechnungen usw.) müssen gemäß § 147 Absatz 1 der Abgabenordnung (AO) für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Dies schließt z.B. auch eine Backup-Pflicht bei einem elektronischen Kassenbuch ein.
Es ist wichtig, dass das Kassenbuch sorgfältig und ordentlich geführt wird. Es kann in Papierform oder elektronisch geführt werden, abhängig von den individuellen Präferenzen und den rechtlichen Anforderungen.
Bei der Führung eines Kassenbuchs ist es ratsam, sich an einem Steuerberater oder Fachexperten für Buchhaltung zu orientieren, um sicherzustellen, dass das Kassenbuch den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine korrekte und lückenlose Aufzeichnung der Bargeldtransaktionen gewährleistet wird.